Введение.
Приступая к написанию статьи о возможностях Word, я думал, что материала будет немного. Однако, поди ж ты! Информации набралось столько, что пришлось написать две стать.
Во второй части я продолжу рассказ о возможностях текстового редактора Word. Как и в первой («О возможностях Word. Часть 1».) параллельно расскажу о настройке двух версий - Word2007 и Word 2003. Разница, пусть и небольшая, всё же есть. Так что читайте внимательней.
Примечания.
Вдохновение – дама капризная. Она то есть, то её нет. Хоть тресни! Когда она рядом, то нужно ловить момент и писать, писать, писать, писать. Но, вот беда: в разгар творения то и дела возникает нужда уточнить кучу мелочей: придумать имя случайному персонажу, вспомнить, а как там мама звала главного героя в далёком детстве, где именно находится Архипелаг Ролоз и так далее и тому подобное. Вдохновение ждать не будет, пока вы ползаете по справочникам и техническим файлам. Она обзовёт вас болваном и уйдёт, хлопнув дверью. Будет очень обидно.
Мелочи на то и мелочи. В процессе написания их можно смело отодвинуть в сторону. Однако в окончательной редакции они должны быть учтены все до единой. Чтобы не забыть, не упустить ни одной важной детали, подробности или маминого прозвища, но при этом не прошляпить вдохновение, я широко пользуюсь примечаниями. И вам настоятельно советую.
Как я лично работаю с примечаниями, когда создаю, а когда убираю, напишу в другой статье.
Примечание всегда привязано к конкретному тексту. Это может быть как отдельное слово, так и несколько страниц сразу. Чтобы создать примечание в Word 2007 сначала выделите нужный текст. На панели инструментов, на вкладке «Рецензирование», раздел «Примечания», нажмите на кнопку «Создать примечание». Выделенный вами текст будет тут же заключен в красные скобки, а справа от текста документа появится дополнительное поле для примечаний, так называемые «выноски», где вы можете записать необходимое пояснения. Например выделить слово «синхофазатрон», а в примечании напомнить самому себе проверить правописание и уточнить значение этого слова. Быстро и удобно. Капризная дама вдохновение пару секунд, так и быть, подождёт.
На мой взгляд, выноски, дополнительное поле справа от текста, далеко не самое лучшее решение. Есть альтернатива, но она не намного лучше. Там же, на вкладке «Рецензирование», в разделе «Отслеживание», вы можете нажать на кнопку «Выноски». Если в небольшом выпадающем меню вы поставите галочку напротив «Показывать все исправления в тексте», то поле выноски исчезнет. Чтобы посмотреть ваши примечания воспользуйтесь кнопкой «Область проверки», которая находится в этом же разделе «Отслеживание». Вы можете выбрать либо вертикальную панель рецензирования, которая отразится слева от текста, либо горизонтальную, которая отразится внизу под текстом. На мой взгляд, когда примечания слева, это удобней.
Чтобы удалить примечание, наведите на него курсор и в том же разделе «Примечания» нажмите на кнопку «Удалить». В этом же разделе есть ещё две кнопки: «Предыдущее», «Следующее». С их помощью вы можете последовательно перебирать ваши примечания.
Для работы с примечаниями в Word 2003 вам понадобится включить панель инструментов «Рецензирование» (выпадающее меню «Вид», командная строка «Панели инструментов»). Чтобы создать примечание нажмите на кнопку «Добавить примечание», чтобы удалить – «Отклонить выделенные исправления», для перемещения туда – сюда служат кнопки «Предыдущее исправление или примечание», «Следующее исправление или примечание». Как и в Word 2007, примечания появляются в выносках, в дополнительной области справа от текста. С помощью кнопки «Показать», «Выноски» вы можете навсегда закрыть поле выносок или наоборот включить. Кнопка «Окно просмотра» показывает ваши примечания в окне просмотра, которое появляется под текстом. В отличие от Word 2007, его нельзя переместить на левую сторону, оно может быть внизу и только там.
Как и в случае с заголовками и схемой документа, работать с примечаниями вручную, юзать мышкой, долго и муторно. Гораздо легче и проще запрограммировать комбинации клавиш. Так вы сможете быстро создавать, убирать примечания, а так же открывать или закрывать область просмотра.
Для Word 2007 путь всё тот же: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Удаление примечания».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вставка примечания».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход к следующему примечанию».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход к предыдущему примечанию».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие горизонтального окна, предназначенного для просмотра и изменения версии документа».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие выносок примечаний».
Для Word 2003 настройка комбинаций клавиш другая. Путь: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Настройка»; в меню «Настройка» нажмите на кнопку «Клавиатура» и вы попадёте в меню «Настройка клавиатуры».
Категории: «Вставка». Команды: «Вставка примечания».
Категории: «Правка». Команды: «Удаление примечания».
Категории: «Правка». Команды: «Переход к следующему примечанию в активном документе».
Категории: «Правка». Команды: «Переход к предыдущему примечанию в активном документе».
Категории: «Вид». Команды: «Вывод или сокрытие выносок примечаний».
Категории: «Сервис». Команды: «Вывод или скрытие окна, предназначенного для просмотра и изменения версий документа».
Правка.
С грамотностью у меня не очень, увы. Спасибо супруге, выручает. Пусть у неё то же нет высшего филологического образования, зато пишет она гораздо грамотней меня. Последнюю редакцию всех своих произведений я доверяю именно ей.
Обычно я говорю жене, чтобы она вносила в текст все изменения, которые только придут ей в голову. Но! Чтобы после отследить, что именно она исправила или внесла, я использую функцию «Правка».
Очень удобно, между прочим. Позволяет отследить все без исключения исправления, добавления, удаления и прочие правки вплоть до одного единственного пробела. Если ваши тексты кто-то редактирует, а вы хотите знать о всех изменениях, воспользуйтесь функцией «Правка».
Прежде не помешает настроить режим правки. Для этого в Word 2007 на панели инструментов зайдите на вкладку «Рецензирование», раздел «Отслеживание». В левом верхнем углу находится кнопка «Исправления», щёлкните по её нижней части, по надписи «Исправления». В выпадающем списке выберите «Параметры исправлений». В меню «Параметры исправлений» в разделе «Пометка исправлений» настройте три параметра «вставки:», «удаления:» и «Изменённые строки:». Я лично вставки выделяют нижним подчёркиванием и синим цветом, удаления зачёркиванием и красным цветом, а изменения строки ярко-зелёным. Так гораздо лучше видно, какой текст был добавлен, какой удалён и где изменены строки.
Чтобы настроить режим правки в Word 2003 пройдите через «Сервис», «Параметры» в меню «Параметры» на вкладку «Исправления». Она почти такая же, как и в Word 2007.
Чтобы включить режим правки нажмите верхнюю часть кнопки «Исправления» в разделе «Отслеживание», кнопка тут же поменяет цвет. Теперь все ваши изменения будут отражаться в тексте.
Конечно, вам самим совершено незачем знать, какие вы внесли изменения. Гораздо чаще вас интересует, какие изменения в ваш текст внесли другие. Если они изначально не пользовались режимом правки, то вы вполне можете сравнить версии документов.
Например вы отослали текст своего последнего романа своему лучшему другу для проверки и редактирования. Через некоторое время получили его назад и теперь хотите узнать, а какие именно изменения внёс ваш друг. Нет ничего проще.
На панели инструментов на вкладке «Рецензирование» в разделе «Сравнить» щёлкните по кнопке «Сравнить». В выпавшем списке выберите «Сравнить». В окошке «Исходный документ» меню «Сравнение версий» укажите исходный документ. Его вы можете указать либо через небольшой выпадающий список, если нажмёте на кнопку со стрелкой справа от окошка, либо через меню «Открытие документа», если нажмёте следующую кнопку, на которой нарисована жёлтая папка. Аналогично в окошке «Изменённый документ» укажите файл, который хотите сравнить с вашим исходным документом. Если вы нажмёте кнопку «Больше», то откроются дополнительные настройки. В конце нажмите кнопку «ОК» и вы получите новый документ, в котором отображены все изменения.
С помощью функции «Сравнение версий» вы можете отследить одну единственную лишнюю запятую или удалённый пробел в документе на сотню и более страниц. Очень удобно.
Word 2003 сравнивает документы несколько по-другому. Если в Word 2007 вы вполне можете и не открывать оба документа, то в Word 2003 сравнение начинается с открытия исходного документа. Далее выпадающее меню «Сервис», командная строка «Сравнить и объединить исправления». Через меню «Сравнить и объединить документы» вам нужно найти второй файл и нажать на кнопку «Объединить». Так вы откроете второй документ, в котором будут отражены все внесённые изменения.
Много или мало ваш друг внёс изменений, но возникает вопрос, что с ними делать? В Word 2007 вы можете принять все изменения без разбора. Для этого на панели инструментов, на вкладке «Рецензирование», раздел «Изменения», нажмите на нижнюю часть кнопки «Принять». В выпавшем списке выберете «Принять все изменения в документе». Аналогично работает кнопка «Отклонить» в том же разделе. Если вы нажмете на маленькую стрелочку в правой части кнопки и выберете «Отклонить все изменения в документе», то принимать изменения вам не придётся вовсе. Если же вам нужно принять либо отклонить какое-либо конкретное изменение, то нажимайте либо на верхнюю часть кнопки «Принять», либо на кнопку «Отклонить» соответственно.
Две другие кнопки в разделе «Изменения» в особых пояснениях не нуждаются. Это кнопка «Назад» для возврата к предыдущему изменению, и кнопка «Далее» для перехода к следующему изменению.
В Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» находятся точно такие же четыре кнопки для работы с изменениями.
Как и со схемой документа, и с примечаниями, работать вручную с изменениями очень муторно. Гораздо эффективней не бегать «мышкой» по кнопкам на панелях инструментов, а запрограммировать их на комбинации клавиш.
В Word 2007 хорошо знакомый путь: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие выносок исправлений».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Принятие исправления в текущем выделенном фрагменте».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Отмена изменений в выделенном фрагменте».
Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход в режим пометки исправлений для активного документа (переключатель)».
Путь для Word 2003: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Настройка»; в меню «Настройка» нажмите на кнопку «Клавиатура», меню «Настройка клавиатуры».
Категории: «Сервис». Команды: «Переход в режим пометки исправлений для активного документа (переключатель)».
Категории: «Сервис». Команды: «Вывод или скрытие выносок исправлений».
Категории: «Сервис». Команды: «Принятие исправления в текущем выделенном фрагменте».
Категории: «Сервис». Команды: «Отмена изменений в выделенном фрагменте».
Категории: «Сервис». Команды: «Поиск следующего изменения».
Категории: «Сервис». Команды: «Поиск предыдущего изменения».
Настроить комбинации клавиш не так сложно, как кажется. Зато после вы сэкономите массу времени.
Я лично запрограммировал четыре клавиши перемещения курсора «вверх», «вниз», «вправо», «влево». Очень удобно. Перейти к следующему исправлению – клавиша «вправо»; вернуться к предыдущему – клавиша «влево»; принять исправление – клавиша «вниз», как бы впечатать в лист; отклонить – клавиша «вверх», как бы выбросить.
Лихо получается, как в компьютерной игре.
Правописание.
Мне часто и вполне справедливо указывают на большое количество орфографических ошибок. Что правда, то правда. Стараюсь исправиться, но пока орфографические ошибки ведут в счёте с явным перевесом.
А вот что меня, мягко говоря, расстраивает, так это постоянные советы воспользоваться функцией проверки правописания в Word. Ну неужели за десять с лишним лет мне самому ни разу подобная мысль не пришла в голову? Пришла, уверяю вас, причём очень давно. Я прекрасно осведомлён о своём самом «любимом» недостатке. По этой причине научился несколько более широко использовать функцию проверки правописания.
Word может найти и подчеркнуть красной волнистой линией только неправильно написанные слова. Например, если вы вместо «молоко» напишете «малоко», то это будет явной ошибкой, которую Word найдёт на раз, два. А вот если вы вместо слова «стул» по ошибке напишете «стол», то, с точки зрения текстового редактора, вы написали совершенно правильно. Точно так же Word не замечает разницы между «вверх» и «в верх», несовпадение окончаний падежей, лишние предлоги и недостающие союзы. Увы, Word не умеет анализировать подтекст. Но пренебрегать проверкой орфографии не стоит.
Базовый словарь Word довольно ограничен. Не редко текстовый редактор подчёркивает красной волнистой линией правильно написанные слова, которых просто нет в его базе данных. Внести новое слово легче простого. Для этого достаточно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать строчку «Добавить», но я предлагаю вам другой, несколько более сложный, зато гораздо более эффективный путь.
По умолчанию Word добавляет новые слова в дополнительный словарь CUSTOM.DIC. Но не стоит мешать в одну кучу новые слова, имена и фамилии ваших персонажей и ваши собственные географические названия. Лучше создать несколько дополнительных словарей.
За много лет у меня выработалась собственная система. Так в «Личный словарь» я заношу только слова, который нет в базовом словаре Word. Русский язык действительно велик и могуч. «Личный словарь» я создал лет пять – шесть тому назад. Однако с каждым новым романом всё добавляю и добавляю в него всё новые и новые слова.
Имена собственные – отдельная тема. Для каждого нового проекта я создаю отдельный словарь. Например для трилогии «Вкус власти» «Вкус власти, имена»; для трилогии «Свалка человеческих душ» «Свалка человеческих душ, имена», и так далее. Очень удобно. Имён и фамилий собственного приготовления у меня очень много, не стоит без особой надобности засорять ими общий словарь. Для серии «Свет цивилизации» я создал отдельный словарь «География Мирема». А то книг много, а географические название одни и те же. Для каждого проекта я подключаю нужный набор словарей, либо создаю новые.
Чтобы создать личный словарь в Word 2007 пройдите по следующему пути: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», закладка «Правописание» и меню «Настройка исправления и форматирования текста». В разделе «При исправлении орфографии в программах Microsoft Office» щёлкните по кнопке «Вспомогательные словари». В меню «Вспомогательные словари» щёлкните по кнопке «Создать». В меню «Создание вспомогательного словаря» вы можете создать не только новый словарь, а так же указать, где он будет храниться.
Если дополнительный словарь у вас уже есть, то через это же меню «Вспомогательные словари» и кнопку «Добавить» вы можете указать Word где он находится.
У меня два рабочих места: дома и на основной работе. Материалы туда, сюда я переношу с помощью флэшки. Чтобы своевременно обновлять дополнительные словари Word, я храню их в одной из папок текущего литературного проекта. В самом Word, через то же меню «Вспомогательные словари», указываю текстовому редактору, где их искать. Таким образом прямо во время работы я смело вношу новые слова и не парюсь, что дома или на основной работе их придётся вносить заново.
В Word 2003 меню «Вспомогательные словари» совершенно аналогично, только находится в другом месте: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Параметры», меню «Параметры», вкладка «Правописание» и кнопка «Словари».
К сожалению, научить Word самостоятельно определять какое слово сохранять в каком словаре невозможно. Так что будьте внимательны, когда будете вносить новые слова. Для этого в Word 2007 нужный словарь необходимо сделать «по умолчанию». Для чего в меню «Вспомогательные словари», где вы создавали новые словари или указывали Word на уже существующие, выделите нужный словарь и нажмите на кнопку «По умолчанию». Теперь, чтобы добавить в словарь новое слово, просто щёлкните по нему правой кнопкой «мыши» и в появившемся меню выберите строчку «Добавить».
В Word 2003 сделать словарь «по умолчанию» можно точно так же, как и в Word 2007, через точно такое же меню «Вспомогательные словари».
Если подойти к созданию и ведению дополнительные словарей с умом, то вы сможете существенно повысить грамотность ваших произведений. Особенно это касается имён собственных. Ладно, если для своих персонажей вы используете обычный имена типа Иван, Маша, Джон, Мария. Word их знает. А если вы своего главного героя назвали Аалгариман из рода Идуарханов, то будет очень печально, если на десятой странице он станет Аалгориманом, на тридцатой Аолгарименом, а на сотой вообще Оалгаримяном.
Чтобы не запутаться, каждое новое слово вносите сразу пачкой. Если существительное, то во всех падежах и числах, если прилагательное, то всех падежах, числах и родах, если глагол, то во всех склонениях.
Разные мелочи.
По ходу работы вам могут потребоваться ещё несколько приятных мелочей. Я, например, очень люблю вставлять даты. Чтобы каждый раз не писать «12 октября 2013 года», использую специальное меню «Дата и время». В Word 2007 найти его можно на панели инструментов во вкладке «Вставка», в разделе «Текст». В Word 2003 через выпадающее меню «Вставка» в строке, которая так и называется «Дата и время».
Даже в самом маленьком рассказе считать количество знаков с пробелами слишком муторно. Для участия в различных конкурсах и тем более для отправки рукописи в издательство требуется совершенно точно знать объём вашего произведения. Word справляется с этой задачей на два счёта.
В Word 2007 кнопка «Статистика» находится на панели инструментов во вкладке «Рецензирование», в разделе «Правописание». В Word 2003 в выпадающем меню «Сервис», строчка «Статистика». Если вам нужно знать объём своего произведения в авторских листах, то разделите количество знаков с пробелами на 40 тысяч.
Чтобы не юзать зря «мышкой» даже эти простые действия я запрограммировал на сочетание клавиш. В обоих Word вы можете сделать то же самое через меню «Настройка клавиатуры».
В обоих Word доступна функция поиска как отдельный слов, так и целых фраз. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F>, тут же появится меню «Найти и заменить». Вводите в окошечко «Найти» нужно слово или фразу, нажимаете на кнопку «Найти далее» и Word сам покажет вам все похожие слова или фразы.
Как бы аккуратно вы не работали на своём компьютере, какие бы лицензионные программы не использовали, но время от времени операционную систему приходится переустанавливать. Ладно если планово, а если компьютер крякнул на самом интересном месте, то, как правило, все настройки Word улетают к чёртовой матери. Неприятно, по себе знаю.
В последних операционных системах семейства Windows есть какая-то «миграция файлов». Что это такое я не знаю, потому врать не буду. Чтобы каждый раз заново не настраивать Word, я предпочитаю заранее сохранять файл Normal.dot, в котором хранятся все персональные настройки текстового редактора.
Если у вас Word 2007, то файл Normal.dot быстрей всего находится по адресу: C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Шаблоны. Папка «Application Data» быстрей всего скрыта. Чтобы её увидеть в «Панели управления», «Свойства папки», закладка «Вид», окошко «Дополнительные параметры» поставьте точку перед надписью «Показывать скрытые файлы и папки».
Если же по указанному адресу файла Normal.dot не оказалось, то воспользуйтесь функцией поиска файлов и папок на вашем компьютере. В ручную скопируйте файл Normal.dot в безопасное место, а после переустановки компьютера вставьте его в папку «Шаблоны».
Метод, может быть, топорный, но работает.
Заключение.
В этой статье я рассказал всего лишь о малой толике возможностей Word, по сути только о том, чем пользуюсь сам. В нём есть ещё шаблоны, макросы, печать конвертов, наклеек, рассылка по электронной почте и ещё бог знает что.
Если вам чего-то не хватает, поковыряйтесь в настройках, почитайте раздел помощи. Как знать, может быть нужное отыщется и вам не придётся прибегать к помощи других программ. Ведь пакет программ Microsoft Office создала международная корпорация. А значит над ним работали сотни специалистов разного профиля, начиная с программистов и заканчивая психологами. Для сравнения, программы для писателей, как правило, создают несколько энтузиастов.
Относитесь к литературному творчеству серьёзно. Рационализируйте свою работу, повышайте её эффективность. Да будет вам Word в помощь.
С уважением.

Источник: блог «Убей в себе графомана!».